Почта на домене компании, которой доверяют почтовые сервисы
Адрес вида ime@firma.rs — это не только вид в подписи. Это ещё и вопрос, дойдёт ли ваше письмо клиенту и не сможет ли кто-то отправить письмо от вашего имени.
01Отправка с доменаПисьмо уходит с адреса компании, а не с бесплатного ящика в подписи
02Проверка SPFПолучатель смотрит, разрешено ли этому серверу отправлять письма от имени домена
03Проверка подписиDKIM подтверждает, что письмо не изменили по дороге и оно действительно от вас
04Политика DMARCДомен объявляет, что делать с письмами, не прошедшими проверку, — и получает отчёты о подделках
05РепутацияУчитывается история домена: жалобы, отказы и объём отправки за последнее время
06Во входящиеПисьмо попадает во «Входящие», а не в спам — и клиент видит его в тот же день
ПУТЬ ПИСЬМА
Почему одно письмо доходит, а другое — нет
mail.firma.rs
Письмо клиенту
OK
Отправка с домена
ime@firma.rs
Проверка SPF
SPF пройден
Проверка подписи
DKIM пройден
Политика DMARC
политика активна
Репутация
чистая история
Во входящие
доставлено
Отправка с доменаПисьмо уходит с адреса компании, а не с бесплатного ящика в подписи
Проверка SPFПолучатель смотрит, разрешено ли этому серверу отправлять письма от имени домена
Проверка подписиDKIM подтверждает, что письмо не изменили по дороге и оно действительно от вас
Политика DMARCДомен объявляет, что делать с письмами, не прошедшими проверку, — и получает отчёты о подделках
РепутацияУчитывается история домена: жалобы, отказы и объём отправки за последнее время
Во входящиеПисьмо попадает во «Входящие», а не в спам — и клиент видит его в тот же день
ЧТО ОБЫЧНО НЕ ТАК
Признаки того, что с почтой пора разобраться
Как есть
Сотрудники пишут клиентам с личных ящиков на бесплатных сервисах
Письма компании регулярно оказываются в спаме, и причина никому не известна
Клиенты получают «письма от вашей компании», которые вы не отправляли
Сотрудник уволился — и переписка с его клиентами ушла вместе с ящиком
Общий адрес office@ читают трое, и никто не уверен, ответил ли кто-то
Как должно быть
Вся переписка идёт с домена компании, с единым видом адресов и подписей
Домен подписан и объявлен: почтовые сервисы понимают, что письмо настоящее
Политика DMARC не даёт отправлять письма от вашего имени с чужих серверов
Ящик принадлежит компании: при уходе сотрудника переписка остаётся
Общие адреса работают как группы с понятной ответственностью за ответ
ЧТО ВХОДИТ В РАБОТУ
Состав настройки почты
Аудит текущего состояния
Где сейчас почта, какие записи домена настроены и есть ли следы попыток подделки писем.
Ящики и группы
Личные адреса сотрудников и общие адреса отделов с правилами доступа и пересылки.
Записи домена
SPF, DKIM и DMARC настраиваются вместе, а не по одному — иначе проверки не сходятся.
Перенос почты
История переписки, папки и контакты переносятся со старого сервиса без простоя.
Защита
Антиспам, фильтрация вложений, двухфакторный вход и защита от перебора паролей.
Почта для системы
Отдельный канал для писем сайта: заявки, подтверждения и уведомления не мешают деловой переписке.
Настройка устройств
Почта на телефонах и компьютерах сотрудников, с едиными подписями компании.
Наблюдение после запуска
Отчёты DMARC и проверка доменa в списках — чтобы заметить проблему до жалоб клиентов.
ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ КОНТУР
Из чего состоит почтовый контур
SMTP · IMAPОтправка и доступ к ящикам с любого устройстваSPF · DKIM · DMARCТри проверки, которые вместе подтверждают подлинность письмаАнтиспамФильтрация входящего потока и карантин подозрительных вложенийTLSШифрование соединения при отправке и полученииРезервные копииКопии ящиков вне основного сервера с проверкой восстановленияОтчёты DMARCКто и откуда пытался отправлять письма от имени вашего домена
Домен остаётся зарегистрированным на вашу компанию, ящики принадлежат ей же. Мы получаем доступ для настройки и сопровождения — и вы можете отозвать его, не теряя почту.
ВОПРОСЫ
Что обычно спрашивают
Наши письма попадают в спам. Это лечится?
Обычно да, и начинается всё с домена: подписи DKIM, запись SPF и политика DMARC должны быть настроены согласованно. Дальше смотрим репутацию: не попал ли сервер в списки из-за прошлых рассылок и нет ли жалоб. Разовая настройка без наблюдения за отчётами часто помогает ненадолго.
Кто-то рассылает письма от нашего имени. Что делать?
Это решается политикой DMARC: домен объявляет, что письма без правильной подписи нужно отклонять. Сначала политику включают в мягком режиме и собирают отчёты — они показывают, кто и откуда отправляет, включая ваши же забытые сервисы. Затем режим ужесточается, и подделки перестают доходить.
Можно перенести почту без простоя?
Да. Сначала переносим историю переписки на новый сервер, оставляя старый рабочим. Затем переключаем приём и досинхронизируем письма, пришедшие за время переезда. Сотрудники продолжают работать; заметное для них изменение — только новая настройка на устройствах.
Свой сервер или облачный сервис?
Зависит от числа сотрудников и требований к данным. Облачный сервис проще и предсказуемее по обслуживанию, свой сервер даёт полный контроль и обходится дешевле при большом числе ящиков. Мы говорим, что выгоднее в вашем случае, и настраиваем оба варианта — навязывать один нет смысла.
Что будет с письмами уволившегося сотрудника?
Ящик принадлежит компании, поэтому доступ передаётся руководителю или преемнику, а входящие письма перенаправляются на действующий адрес. Клиенты продолжают писать на привычный адрес и получают ответ — история переписки при этом остаётся в компании.
Почта на домене компании, которой доверяют почтовые сервисы
Адрес вида ime@firma.rs — это не только вид в подписи. Это ещё и вопрос, дойдёт ли ваше письмо клиенту и не сможет ли кто-то отправить письмо от вашего имени.